¿Tienes que redactar un informe de situación pero no sabes como? En la entrada de hoy te guiaremos para que puedas llevar a cabo un correcto informe de situación.

Pero primero, ¿qué es un informe de situación? 

Un Informe de Situación es un documento operacional conciso creado con la intención de apoyar la coordinación de una respuesta humanitaria en una crisis aguda.

Cómo escribir un informe de situación

  1. Incluye la información necesaria

a. Reúne información sobre el presupuesto y el programa. En el caso de la mayoría de los proyectos, el presupuesto y el programa son la parte más importante del informe de situación. El administrador querrá saber que el proyecto se completará en un periodo determinado y lo ideal sería que también dentro de un presupuesto específico.

b. Divide objetivos grandes en más pequeños. Si hay objetivos generales para el proyecto, dividirlos en objetivos menores te permitirá evaluar mejor tu progreso con su cumplimiento. Empieza con los plazos específicos que ya se han fijado, luego trata de acomodar los desafíos en el tiempo donde se pueda.

c. Enumera los logros más importantes. El propósito del informe de situación es que la administración sepa rápidamente lo que funciona y lo que no. Pon los logros al principio y enfócate en los avances importantes. Incluye la mayor cantidad de detalles específicos que puedas como nombres y cifras específicas. Además, pon las cifras en contexto.

d. Haz una lluvia de ideas de soluciones a los problemas. Si reconoces algún problema en el proyecto, no trates de ocultarlo. Más bien, sé directo con la administración sobre ellos y propón soluciones. Trata de idear varias opciones para que puedan escoger la que les guste más.

e. Identifica los avances y las proyecciones importantes. Durante la duración del proyecto, los objetivos más pequeños representan avances que deben conseguirse para un momento determinado a fin de que el proyecto siga en el camino correcto. Usa la situación actual del proyecto para predecir cuándo se logrará el siguiente avance

f. Agrega cualquier apunte que sea importante para el proyecto. Incluye el elemento humano en tu informe de situación con información sobre los miembros del equipo cuyo trabajo ha sido destacado o con los cambios que se hicieron y que afectaron su desempeño.

  1. Darle formato al informe

a. Pregunta si hay una plantilla que debas usar. Muchas compañías tienen una plantilla estandarizada que usan para todos sus informes de situación. Si la tuya tiene una, usarla te ayudará a organizar tu informe y garantizar que toda la información necesaria esté incluida.

b. Comienza con un encabezado claro. El título o el encabezado de tu informe debe incluir el nombre del proyecto o el trabajo del que estás informando y las fechas que se cubren en él. Si eres responsable de varios informes, todos deben tener el título del mismo formato.

c. Escribe un resumen ejecutivo en la primera página. Los administradores están ocupados y el que te supervisa no tendrá tiempo de leer todo tu informe. El resumen ejecutivo proporciona la información más importante de frente para que el administrador sepa el estado del proyecto de una mirada rápida.

d. Organiza tu informe en secciones. Los bloques extensos de texto tomarán mucho tiempo en verse a vuelo de pájaro y son trabajosos de leer. Usa párrafos cortos y una lista de viñetas cuando fuera posible de modo que el informe sea más fácil de digerir para el administrador. Además, el informe de situación deberá ser breve y directo en la medida de lo posible. Evita largos párrafos narrativos y utiliza oraciones cortas, tablas y gráficos. ¡Y no te olvides de explicar siempre los acrónimos poco usuales, así como terminología que pueda resultar confusa o desconocida!

  1. Hacer el informe atractivo visualmente

a. Personaliza el informe de acuerdo al estilo de tu administrador. Organiza tu informe para que la parte que sabes que es importante para el administrador esté adelante y en el centro. Si no sabes bien cuál es su estilo y sus preferencias, pide ver ejemplos de informes anteriores que tuvieron su aprobación.

b. Optimiza el informe en base al medio de entrega. Si vas a presentar un archivo digital del informe, puedes incluir enlaces a diferentes páginas web o incluso GIF y videos, si fuera apropiado. Sin embargo, si vas a presentar una copia física, estos elementos no serán útiles, y deberán ser eliminados o adaptados al formato.

c. Corrige y edita tu informe. No dependas solo del revisor de ortografía y gramática de tu procesador de textos. Haz tus oraciones cortas y elimina palabras innecesarias y repeticiones.

d. Crea elementos visuales, si deseas. Algunos administradores prefieren ayudas visuales sobre cómo va el proyecto para que puedan evaluar la situación más rápido. Solo incluye los elementos visuales si te lo piden de manera específica o si crees que aportarán algo al informe

Esperamos que te haya resultado útil esta entrada para saber cómo redactar correctamente un informe de situación. Sin embargo, si no cuentas con el tiempo necesario para realizar el informe, nosotros somos especialistas en ello. ¡Déjalo en nuestras manos!

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