Cómo maximizar la comunicación del departamento

Joselyn Corona

Por muy bueno que piense que sea su mensaje, si no puede comunicárselo fácilmente a un niño de 9 años, probablemente no vaya a transmitir ese punto a nadie que no hable como base su idioma todos los días. Eso no significa que la gente con la que trabaja o con quien trabaja está a la par con el niño promedio de nueve años, por supuesto. Simplifica tu mensaje para que todos puedan entenderlo.

Es importante transmitir el mensaje de una manera que no deje lugar a confusión, malentendidos o errores. Asegurarse de que valga la pena decir el mensaje y asegúrese de que todos en su audiencia lo entienda.
Tener en cuenta que los documentos comerciales, las noticias, las publicaciones de blog, los tweets, etc., se generan a velocidades alarmantes. De hecho, la velocidad de la comunicación se ha convertido en el principal impulsor de la comunicación.

Esto puede no significar mucho para el tweeter o blogger ocasional. Los plazos son importantes.
Aquí hay algunos consejos simples para comunicarse más efectivamente con el departamento.

Las reuniones son una herramienta de comunicación importante

Muchos dirían que las reuniones son un mal necesario en el mundo de los negocios. Sin embargo, las reuniones son la forma más común y crítica de comunicar información en un departamento. La función del líder del departamento es garantizar que las reuniones no se prolonguen para siempre y que se realicen de una manera práctica y productiva. Debe crear un plan claro y encontrar maneras de medir qué tan bien está ejecutando el plan.

Procedimiento de reunión

¿Tienes un procedimiento de reunión? Uno de los trabajos más importantes de un gerente es garantizar que las líneas de comunicación estén abiertas entre usted y su equipo. Un buen administrador crea y luego modifica y actualiza continuamente el plan para comunicarse a través de reuniones.

Reunión de personal

Las reuniones de personal prolongadas y excesivamente extendidas en las que la agenda cubre lo que todos están trabajando no son necesariamente beneficiosas. Las personas se sientan de 1 a 2 horas para escuchar cosas sobre las que no están involucradas, solo para que puedan contribuir con su valor de 10 a 15 minutos.
Averiguar cómo llevar a cabo reuniones de manera productiva. ¿Realmente necesitas tener reuniones regulares con todo el personal? ¿Es ese el foro adecuado para extensas revisiones de estado? apegarse a los temas que afectan a todos. Si desea mantener a todos informados sobre el estado, entonces manténgase en una breve descripción. O utilizar un tablero de control o cuadro de mando.

Cuadro de mando

Comunicar los indicadores clave de rendimiento, objetivos y metas en un panel o marcador. Las actualizaciones regulares de los gráficos muestran las medidas actuales en relación con los objetivos. Ahora, de un vistazo, todos pueden ver cómo se está desempeñando el departamento, el estado de cada proyecto o qué tareas están por delante o por detrás y necesitan atención.

Reunirse regularmente con el equipo

Además de las reuniones de personal, debe reunirse regularmente con el equipo y con miembros del equipo del proyecto para discutir el estado, el progreso y los problemas. Ahora es el momento de informes detallados y discusiones. Esta es la oportunidad para asegurar que se establezcan las prioridades, que las decisiones se tomen y se comuniquen claramente, y que se establezcan, revisen y cambien los cronogramas / hitos.

Mantenga las líneas de comunicación abiertas

Mantener abiertas las líneas de comunicación del departamento. Programar reuniones regulares y comunicar agendas y expectativas. Asegúrarse de que las reuniones se realicen y comiencen y terminen según lo programado.

De muchas maneras, el líder del departamento establece el tono con su comportamiento. Esto es ciertamente cierto con las reuniones.

Mantener registros de las reuniones, incluidas las fechas, los asistentes y las actas. Las actas de la reunión deben compartirse con todas las partes involucradas, especialmente las decisiones importantes y los elementos de acción asignados. Esta es una ayuda positiva para garantizar que lo que sucedió en la reunión esté documentado y comunicado.

Las actas de las reuniones también pueden servir como registros importantes para fines de cumplimiento.

Comunicación del departamento

Al igual que con todos los planes y objetivos, la única forma de saber qué tan bien lo está haciendo es medirlos y compararlos regularmente con el plan. Para las reuniones, los objetivos pueden girar en torno a la extensión, las agendas y su cumplimiento de acuerdo con el cronograma. Si no le está yendo bien para mantener su plan de reuniones en marcha, entonces podría haber una relación directa entre este y otros problemas con el desempeño en el departamento.

Encontrar una manera positiva de hacer que las reuniones funcionen para usted y su departamento. Aumentar sus comunicaciones con los cuadros de mando de control.

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