Como organizar tu evento con éxito. By Ál & Other Stories

Álvaro Hernandez

En mis años como Relaciones Publicas, Asesor de Protocolo y Comunicador. Tengo que lidiar continuamente con la organización de actos y sé de buena tinta que no es tarea fácil. Lo ideal cuando tengas que plantearte un evento es contactar con un buen profesional, pero también es verdad que a veces no es posible hacerse con los servicios de un experto. Por tanto, te voy a proponer unos pasos claves que te van a ayudar a organizarlo y que tengas éxito, Porque es tu evento y no el del vecino, por eso, es importante que te lo tomes muy en serio para que todos tus invitados se diviertan. 

TENER MUY CLARA LA IDEA 

 Esta es la clave del éxito. Debes definir perfectamente cuáles son los objetivos que quieres conseguir.  Debes buscar ser concreto al definir la meta que se quiere alcanzar, desde captar clientes, mejorar ventas o mejorar la imagen de tu empresa.  

 Para ello debes elaborar un documento en el que recojas qué quieres conseguir a corto, medio y largo plazo, y con que material, espacio y personas cuentas para ello. 

LA FECHA, LA ELECCIÓN MÁS DIFICIL 

Es importante este detalle, porque dependiendo del sector al que nos queramos dirigir, prestaremos especial atención a fiestas locales, a puentes-acueducto o si el día que tienes planeado, en tu área de influencia, se va a celebrar un evento importante que tirará por tierras tus planes.  

A  mi me funciona muy bien y por tanto lo aconsejo es que si tu público objetivo es local, hazlo entre semana. Pero si quieres un mayor alcance, deberás programarlo entre viernes por la tarde y sábado para asegurar un mayor éxito, porque debes de pensar en el traslado de tus asistentes y facilitarles todo tipo de información. 

3- ENCONTRAR EL LUGAR ADECUADO. 

Lo más inteligente es utilizar las instalaciones en las que tenemos el negocio para hacer el evento. Pero muchas veces eso no es posible, por tanto hay que plantearse otros lugares. Vital que la imagen del espacio se acerque a la imagen que quieres transmitir de tu negocio. Piensa que elegir el lugar donde celebrar el acto no solo depende del aforo que éste permita, es muy importante pensar en el lugar físico y de sus alrededores. 

Existen espacios, restaurantes, salones de acto, galerías, edificios  y centros sociales que pueden aportar un valor añadido a tu congreso, y puede ser una buena herramienta para que tus asistentes recuerden tu evento y no el de tu competencia. 

4- ORGANIZACIÓN PERFECTA Y BUENOS PONENTES. 

Es importante que crees una escaleta en donde se marquen los tiempos y quienes van a actuar y en cual lugar. Tiene que ser realizable y fácilmente entendible. Un consejo: si no tienes experiencia, haz el acto lo más sencillo y elegante posible. No te vuelvas loco con florituras porque te va a salir seguramente un desastre.  

La elección de los ponentes es vital para el éxito del acto. Porque aunque tú sepas mucho del producto que pretendes vender, sino tienes el don de la comunicación, no vale para nada todo el esfuerzo. Y siempre es más interesante que busques un prescriptor que te ayude a llegar a más gente y con mayor presencia. 

5- PRESUPUESTO Y FINANCIACIÓN 

Un parte fundamental de todo evento que desees realizar y que debes llevar a la perfección es el presupuesto y buscar la financiación adecuada. Debes de tener reflejado en todos los presupuestos temas como son:     

El alquiler de la sala. 

El equipo técnico (si no viene incluido en el alquiler de la sala). 

El equipo humano. (técnicos, organizadores, azafatas…). 

La Comunicación Y Marketing (siempre busca a un buen equipo profesional) 

Merchandising, gastos de papelería e impresiones, entre otros. 

Los gastos de los ponentes y dietas. Dependiendo de lo que hayamos acordado previamente, cubriremos el costo del alojamiento y del viaje (en el caso que se tenga que trasladar), y la comida en el caso en el que nuestro congreso sea de un día entero o más. 

En definitiva, recuerda que desde el primer momento en que tu público entre al acto, se  estará proyectando la imagen de tu empresa. La percepción y expectativas que los usuarios se formen es esencial para cautivar su atención y, por qué no, conseguir más clientes potenciales.  

Por supuesto, esto es una serie de ítems, pero cada evento es muy diferente. Por eso te aconsejo que busques la ayuda de un buen profesional que te ayude a que ese acto tan importante para ti y tu empresa brille con la luz adecuada para que te ayude en la mejora de tu empresa. 

Acerca de Álvaro Hernandez

Área Eventos. Asesor de Protocolo y Relaciones Públicas. Organizador de Eventos. Blogger y Comunicador.

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